RAPORLAMA
a. Taşeron Raporlama
Firmanın tüm Taşeronlarına ait bir veri tabanı bulunalı ve bu veri tabanında tüm Taşeronlara ait performans bilgileri tutulmalıdır. Firma Yöneticilerine düzenli olarak Taşeronların performansları ile ilgili detaylı bilgiler gönderilmelidir. Bu raporlara göre Taşeronların performanslarının İş Programı ve Kaliteye etkisi inclenmelidir. Bu durumda olası Taşeron Performansı riskleri önceden görülerek erken vakitte aksiyon alma şansı ortaya çıkacaktır. Rakip Taşeronların performansları da bu şekilde mukayese edilerek gerek kalite standardı gerekse rekabetçi fiyat adına doğru Taşeron seçimleri yapılabilecektir.
Ayrıca her Taşerondan mutlaka günlük raporlar istenmelidir. Taşeronlardan alınacak Günlük Raporların formatı Firm tarafından belirlenmelidir. Rapor formatı ise Taşeronun kapasitesi ve iş cinsine göre belirlenmelidir. Rapor sade ve tablo şeklinde olmalı, raporun içinde bilgi çekilmesine yönelik olarak kolaylık sağlamalıdır.
b. Resmi Raporlar
Her Sözleşme için, İşveren talebi aranmaksızın nutlaka İşveren’ e resmi raporlar sunulmalıdır. Bu raporlar günlük, haftalık ve aylık olarak hazırlanmalıdır. Raporların düzenli olarak hazırlanması İşverenler nezdinde Firmanın itibarını artıracaktır.
c. Günlük Firma Raporlar
Firma içindeki her birimin yada şantiyelerin düzenli olarak günlük rapor vermesi sağlanmalıdır. Rapor formatları hazırlanırken birimlere ilave iş yükünün getirilmemesi prensibi önemlidir. Ayrıca raporların hangi birimler tarafından görüleceği de ayrıca belirlenmelidir.
d. Haftalık İş Programı Raporu
Her Sözleşme için mutlaka İş Programları oluşturulmalı ve bu programlar güncellenmelidir. Sözleşmenin büyüklüğüne göre İş Programları haftalık olarak yada aylık olarak güncellenmelidir. Genel olarak tavsiye edilen İş Programlarının ayda bir güncellenmesidir ancak haftada bir İş Programına göre İşin Seviyesinin ne olduğu ve olası İş Programı riskleri ile ilgili raporun hazırlanması tavsiye edilmektedir.
e. Aylık – Resimli Rapor
Her Sözleşme için Aylık Raporun hazırlanmasının çok farklı faydaları vardır.
-Öncelikle aylık raporlar Firmanın hafızasıdır. Benzer işlerde çalışıldığında bu aylık raporlardan faydalanmak mümkündür. Ayrıca İşveren’ lerle eski raporlar paylaşılabilir, sunumlarda bu raporlardan faydalanılabilir. Bu şekilde rakiplerin önüne geçilecektir.
f. Haftalık – Aylık Şantiye Toplantıları, Toplantı Tutanağı kaydı
Her Sözleşme için haftada bir Şantiye Koordinasyon Toplantısı düzenlemek önemlidir. Bu toplantıya birimler haftalık raporları ile birlikte gelirler ve tüm konular yetki sahipleri tarafından karara bağlanır. Alınan bu kararlar toplantı tutanağı ile yayınlanır. Bu şekilde bir çok karar hızlı bir şekilde alınabilir. Ayrıca bu şekilde yazışma miktarı azalır.
Raporlama genel olarak Firma Standartları açısından çok önemlidir. Diğer Müteahhit Firma Standartlarının gelişimi ve denetlemesi açısından çok faydalıdır. Firma birimlerinin yaptıkları işi daha iyi yapmalarını sağlar. Hiyerarşideki kontrolü üst düzeyde tutar. Birimler raporlarma disiplini ile hep zinde kalırlar.